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Implantación de soluciones

Contamos con un equipo humano multidisciplinar, que complementa la implantación de proyectos desde diferentes perspectivas: tecnología, gestión del cambio, asesoramiento legal y reingeniería de procesos.

1) Diseño funcional de procesos a automatizar

Como punto de partida, se hace necesario el análisis del proceso de facturación y otros procesos que requieran firma.

Definición, a nivel funcional, de los flujos de información requeridos para cada proceso:
- Integración de work-flow convencional y automatizado.
- Fuentes y formatos para la generación de los documentos requeridos.
- Gestión de archivos temporales y finales.
- Análisis de los procesos de almacenamiento, back-up y custodia.
Diseño de una solución a medida.
- Consideraciones técnicas, legales y de negocio.

2) Análisis de Integración en Arquitectura Tecnológica

Acceso a la BBDD para la obtención de datos.
- Definición de interfaces o procesos de captura de datos.
Recopilación, gestión y almacenamiento de documentos.
- Definición de estructura de carpetas de entrada y salida de procesos.
- Generación de logs y carpetas de incidencias.
Definición técnica de la gestión de envíos.
- Conexión con impresora para copias en papel.
- Parametrización de envíos mediante correo electrónico y portal web.
- Llamada a rutina para el envío de SMS.

3) Implantación de la teconología más adecuada

En función del análisis previo, se selecciona la herramienta adecuada para la automatización del proceso.
- Se debe tener en cuenta al receptor: proporcionarle las herramientas necesarias para poder verificar las e-facturas.
Para optimizar la solución propuesta se debe parametrizar la herramienta de software.
Las implantaciones realizadas servirán como formación al Personal Técnico del Cliente para futuras parametrizaciones de la solución.

4) Plan de comunicación externo- Prospección de Clientes

Prospección de Clientes: informar a clientes y calcular el volumen de facturas a automatizar.
- Es conveniente identificar el “80- 20”.
  - ¿Cuántos Clientes me generan el 80% de la documentación?.
  - ¿Quiénes son esos Clientes?.
- ¿Cuánto tiempo me va a llevar tener cubierto este 80-20?
Recabar consentimiento.
- Los receptores de las facturas pueden exigir la factura en papel.

5) Plan de comunicación interno-Formación a usuarios y soporte técnico

La formación requerida para el manejo del sistema se realizará.
- Formación Técnica: Aprovechando la fase de implantación de la herramienta.
- Formación a usuarios.
- Formación e información a clientes:
  - Recabación consentimiento.
  - Proporcionar medios para verificación.
Soporte técnico: Tanto los usuarios como los administradores del sistema contarán con el soporte técnico.

6) Gestión integral del proyecto

El Retorno de inversión se calcula de manera individual, hay una serie de factores directos que deben considerarse:
- El 60% de las empresas que deciden implantar la e-facturación lo hacen tras analizar el retorno de la inversión.
- ¿En qué media voy a ser capaz de mejorar y automatizar mi proceso de facturación?.
Pero también existen una serie de beneficios cualitativos, que a la larga también se verán reflejados como mejoras de negocio:
- La disminución en los tiempos de revisión, aclaración y disputas, los cuales pueden acortar los tiempos de cobro, con la mejora del flujo de efectivo para la Organización.
- La imagen de mercado que puede generarse.
- La probable adquisición de nuevos clientes, etc.
Tramitación de subvenciones.
- Actualmente existen líneas de subvención abiertas para la implantación de procesos de Facturación Electrónica.

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